कोई प्रेस विज्ञप्ति (PR) टेम्प्लेट या फॉर्मैटिंग गाइड पाना अत्यंत आसान है, क्योंकि उनमें से शब्दशः हजारों पूरे इंटरनेट पर चिपकाए गए हैं। परंतु केवल इन टेम्प्लेट्स का अनुसरण करने का परिणाम एक कुंठित और साधारण प्रेस विज्ञप्ति होगी जिसे प्रकाशन के समाचारों के ढेर के तले दबा दिया जाएगा। यदि आप उत्तम प्रेस विज्ञप्ति लिखना चाहते हैं जिसका परिणाम विस्तृत सूचना है, तब आपको यह 5 मुख्य चीजें ध्यान में रखने की आवश्यकता है:

1. पाठक को ध्यान में रखिए

यह ध्यान में रखिए कि आपकी PR पढ़ने वाले पहले कुछ लोग साधारण पाठक नहीं हैं, परंतु संपादक एवं पत्रकार है जो तब निर्णय करेंगे कि यह उनके प्रकाशन में सम्मिलित किए जाने योग्य है या इसे ढेर में भेज दिया जाए। उनकी दृष्टिगम्यता के लिए लिखिए क्योंकि यह आपके लक्ष्य को अधिक यथार्थवादी रखता है। यदि आप अपना PR प्रकाशित करने के लिए इन कथित संपादकों और पत्रकारों को कायल करने में सफल होते हैं, तब यही वे व्यक्ति हैं जो उनके पाठक क्या पढ़ना चाहते हैं उसके अनुकूल बनाने के लिए आपकी प्रेस विज्ञप्ति को फिर से लिखेंगे।

2. सुनिश्चित कीजिए कि विषय-रेखा उत्तम है

जैसा कि दृष्टि आकर्षण करने के लिए स्पर्धा करने वाले किसी भी लेख के साथ होता है, साधारणतः सबसे महत्वपूर्ण वह पहली चीज होती है जिसे पाठक देखेगा: वह है विषय रेखा। यह प्रेस विज्ञप्तियों के लिए सत्य है क्योंकि पहले कुछ पाठक – जो यह निर्णय लेंगे कि यह प्रकाशन के योग्य है या नहीं – व्यस्त लोग हैं जिन्हें अगले पर बढ़ने के पहले पाठ्य के केवल कुछ टुकड़ों को पढ़ने के लिए समय है। यदि आपकी विषय रेखा उनका ध्यान आकर्षित नहीं करती है, तब आपके PR के पढ़े जाने का संयोग, अत्यंत कम हो जाता है।

3. सूचित कीजिए, परंतु प्रचार-प्रसार नहीं

अपनी प्रेस विज्ञप्ति में किसी वस्तु की जोरदार बिक्री करने का प्रयास नहीं कीजिए। अनावश्यक विशेषणों से बचिए जिनसे प्रेस विज्ञप्ति पढ़ने में सूचनामूलक कागजात के स्थान पर विक्रय-प्रेरक लगने लगे। याद रखिए कि प्रकाशनों को विभिन्न कंपनियों की प्रेस विज्ञप्तियों को महत्व देना पड़ता है जिससे ऐसा नहीं लगे कि वे किसी एकल कंपनी के साथ पक्षपात कर रहे हैं, इसलिए, यदि आपकी प्रेस विज्ञप्ति को गैर-प्रचार-प्रसार प्रकट करने के लिए संपादन में बहुत अधिक काम करना पड़े, तब संभवतः इसका अंत उस भयानक ढेर में ही होगा। इस गुर का अनुसरण करने के लिए सरल उपाय है, अपनी प्रेस विज्ञप्ति को फिर से पढ़ना और उन वाक्यों को ढूँढ़ कर निकाल देना जो आपकी राय पर आधारित हैं। उन वाक्यों को निकाल दीजिए या फिर से लिख डालिए क्योंकि राय, चाहे कितनी भी वैध क्यों न हो, अनिवार्य रूप से सूचनात्मक तथ्य नहीं है।

4. प्रेस विज्ञप्ति को संवादात्मक बनाइए, परंतु नकली नहीं बनिए

यह हमेशा एक अच्छी अवधारणा है कि पाठक को लगे कि प्रेस विज्ञप्ति उनसे व्यक्तिगत रूप से बातें कर रही है, परंतु पाठक मूर्ख नहीं हैं। “हाय, आपकी सुबह कैसी चल रही है?” या “हलो सर, आशा करता हूँ कि आज आप अच्छा कर रहे हैं,” जैसी जबर्दस्ती की बातचीत वास्तव में जाली हैं और उन्हें अनुभव कराते हैं कि आप उन्हें बेवकूफ बना रहे हैं। सबसे अच्छा उपाय है किसी एकल व्यक्ति को संबोधित करने के बदले, व्यक्ति-समूहों को संबोधित करना तथा कोई सामान्य अभिवादन अपनाना जो आपके लक्ष्य पर निर्भर करते हुए, विभिन्न व्यक्तियों के समूहों के लिए उपयुक्त हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी रेस्तराँ के लिए प्रेस विज्ञप्ति लिख रहे हैं, तब भोजन-प्रेमी।

5. मौलिकता से संलग्न रहिए

जहाँ आप चाहते हैं कि आपकी प्रेस विज्ञप्ति पढ़ने में मजेदार और आकर्षक रहे, आपको यह नहीं भूलना चाहिए कि यह तब भी एक प्रोफेशनल पत्राचार है जिसे आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने के लिए रूपरेखित किया गया है। इसलिए, अपनी संरचना रूपरेखा के विकल्पों में अति करने से बचिए। डिफॉल्ट फौंट साइज में, एक पढ़ने योग्य, साधारण टाइपफेस का उपयोग कीजिए। यदि संभव हो तब काले पाठ्य का उपयोग करें, तथा प्रोफेशनल स्वर बनाए रखें। इसका अर्थ है कि आप कभी-कभी उत्तेजित हो सकते हैं, परंतु पाठकों पर इस प्रकार से चिल्लाइए नहीं। सबसे महत्वपूर्ण है, कि इसे सुनिश्चित करने के लिए कि प्रेस विज्ञप्ति में कहीं भी टाइप या व्याकरण की गलतियाँ नहीं रह गई हैं, प्रूफशोधन कर लीजिए।

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